프로세스 마이닝 도입을 위한 두 가지 검토 사항
어떤 경우에 프로세스 마이닝을 적용할 수 있을까? 내 업무 환경에도 프로세스 마이닝을 도입할 수 있을까?
아마 프로세스 마이닝을 처음 접하는 사람이라면 떠올려 봤을 질문일 것입니다.
프로세스 마이닝 적용을 위해 우선적으로 검토할 두 가지 사항은 다음과 같습니다.
데이터가 존재하는가?
모든 데이터 분석 방법들이 그러하듯이 기본적인 전제는 분석할 데이터가 존재해야 합니다.
IT 정보담당자나 DB 관리자가 아니라면 당장 분석을 적용해 볼 만한 이벤트 데이터를 떠올리기는 쉽지 않을 것입니다.
대부분 경우에 있어서 데이터에 대해서 걱정할 필요가 없는 데 무언가 시스템을 구축하고 이를 활용하여 업무를 하고 있다면 거기에는 반드시 “데이터” 존재하기 때문입니다.
ERP 시스템이나 그룹웨어 결제 시스템, 공장 정보 자동화 시스템들을 사용하고 있다면 그로 인해 발생하는 데이터베이스 트랜잭션 기록이나 설비 로그 들은 훌륭한 이벤트 데이터의 원천이 될 수 있습니다.
일반적으로 웹 시스템이나 업무 전용 클라이언트 시스템은 화면 단위의 전환이 발생할 때 시간 기록과 함께 요청과 응답에 대한 기록이 서버상에 발생하며, 심지어 메일 시스템에서 발생하는 누가 언제 누구에게 발송했는지에 대한 기본 이력들로 좋은 분석의 재료가 될 수 있습니다.
물론 모든 업무가 시스템으로 이뤄지지는 않고 문서 작성, 전화, Fax, 사람들 간의 화의, 상담 등 시스템을 벗어나 이뤄지는 업무도 많을 것입니다. 하지만 이러한 오프라인 업무 간에 연결 고리에서 시스템을 매개로 이벤트 데이터를 발생시키는 요소를 찾아볼 수 있습니다. 그리고, 업무 시스템을 통해 이벤트를 전혀 발생시키는 경우가 없다면 프로세스 마이닝 도입에 앞서 업무 자동화를 도와줄 수 있는 IT 기술 도입을 검토해 볼 필요가 있습니다.
프로세스가 존재하는가?
앞서 분석할 데이터가 존재한다 하더라도 데이터로부터 유의미한 패턴을 기대할 수 있어야 합니다. 프로세스 마이닝을 적용하기 쉬운 대상은 반복적으로 일련의 여러 가지 단계를 거쳐 수행되지만 경우에 따라서 선택과 조건에 의해 갈라지는 분기가 발생하는 업무들입니다. 또한 이러한 업무들은 시작과 종료가 명확하고 고유한 일련번호 등 개별로 수행을 구분할 수 있는 업무 속성을 가지고 있어야 합니다.
대부분의 기업들이 기업 내 이러한 프로세스를 발굴하고 표준화를 통해 자산화하려는 노력을 하는데 이것은 프로세스가 기업의 핵심 가치를 고객에 전달하는 과정에서 중요한 요소이기 때문입니다.
이러한 프로세스는 반드시 사람이나 기계 장치에 의해 수행되는 물리적인 업무만을 의미하지 않습니다. 웹 화면, 가상현실, SW 로봇 에이전트 등 컴퓨터 프로그램 내에서 일어나는 작업들도 일종의 프로세스 관점에서 볼 수 있습니다.
앞서 설명한 “데이터”와 “프로세스” 이 두 가지는 프로세스 마이닝의 전제 조건이라기보다는 기업의 핵심 가치를 만들기 위해 반드시 존재해야 할 요소로 볼 수 있습니다. 프로세스 마이닝은 기업 내 존재하는 데이터와 프로세스를 중요한 업무 자산으로 축적하고 모델링 하여 관리하고 개선 할 수 있는 수단을 제공해 줍니다.