IT 시스템 관리 분야에서 프로세스 마이닝 활용 예시
서론
1. 전산화: 기업의 대부분의 일이 전산화됨
2. 새로운 기능이 필요할 때마다 내부 IT 기능 개발 → 난개발 → 관리 비용 증가 & 효율 저하
본론
1. 프로세스 마이닝 간략 소개
2. 관리 비용을 저하시키는 방법
3. 효율적인 시스템 구성
4. 업무 투명도 개선
오늘은 IT 시스템을 개선할 때 프로세스 마이닝이 어떻게 적용될 수 있는지 예시를 들어 보겠습니다.
2000년대 ERP를 시작으로 오늘날 대부분의 기업 내 업무는 IT 시스템에 의해 운영되고 있습니다. 새로운 업무, 혹은 더 정교한 기능이 필요한 경우 현업 부서에서 새로운 시스템 개발을 요청합니다. 각 상황에 맞게 최적화된 기능이 개발되어 현업 부서에게 제공되지만 시간이 지나면 점점 효율성이 떨어집니다. 각 부서에 요청에 의해 시스템이 개발되었기 때문에 서로 중복되는 기능이 존재하고, 사용자가 사용하기에는 너무 복잡해진 시스템 때문에 기업은 시스템을 유지하기 위해 많은 비용을 지불하지만 점점 효율성이 저하됩니다.
프로세스 마이닝에 대한 간단한 개념은 이전 글(https://blog.naver.com/prodiscovery/221026226962)에 소개되어 있습니다. 시스템의 유지 비용을 줄이고, 효율성을 높이기 위해 프로세스 마이닝이 어떻게 시스템 분석에 사용되는지 예시를 들어보겠습니다.
1. 비용 감소
시스템에서 많은 비용을 발생시키는 경우는 중복 기능을 가진 경우입니다. 간단한 예를 들어보면 A 메뉴와 B 메뉴가 똑같은 기능을 사용하고 있는 경우를 들 수 있습니다. 이 경우에는 두 메뉴를 하나로 통합하면 됩니다.
하지만 완전히 일치하는 기능을 제공하는 경우는 드뭅니다. 비슷하지만 똑같지 않은 기능을 제공하는 경우가 대부분입니다. 이 경우 새로 개발하기도 하지만 두 메뉴 중 하나를 선택하기도 합니다. 이때 대부분 간단한 방법으로 빈도수를 계산합니다. A 메뉴가 일주일간 250번이 사용되고 B 메뉴가 50번이 사용되었으면 A 메뉴가 더 일반적인 메뉴라고 판단할 수 있습니다. 하지만 단순 빈도수를 근거로 판단하는 것은 위험합니다. A 메뉴와 B 메뉴가 사용되는 상황이 다를 수도 있습니다. 긴급 출하가 필요한 상황에서 사용하는 메뉴가 B 메뉴일 수 있습니다. 이 경우 B 메뉴를 삭제하게 된다면 긴급 출하 상황이 될 때 적절한 대처를 취할 수 없습니다. 아니면 A 메뉴가 불필요하게 많이 발생하는 상황이 존재할 수도 있습니다. A 메뉴에서 프로그램의 버그가 존재하여 연속적으로 많이 실행된 경우 일 수도 있습니다. 실제로는 50번의 업무를 처리하는데 10번은 A 메뉴를 사용하고 40번은 B 메뉴를 사용했다면 대부분의 B 메뉴가 더 효율적으로 업무를 처리하는 메뉴 일 수 있습니다.
프로세스 마이닝을 통해 단순 A, B 메뉴의 사용 빈도가 아니라 업무 프로세스 관점에서 빈도를 비교하여 더 정확하게 판단이 가능합니다.
2. 효율적인 시스템 구성
시스템이 다양할수록 사용자마다 업무를 수행하는 방식이 달라지게 됩니다. 각각의 업무 스타일마다 장단점이 있지만, 업무를 수행하는 가장 좋은 방식이 존재할 수도 있습니다. 만약 대다수가 수행하는 업무 방식이 최적의 업무 수행 방식이라면 순차 패턴 마이닝을 사용하여 업무가 수행되는 순서를 찾을 수도 있습니다. 하지만 대다수가 수행하는 업무 방식이 최적의 업무 수행 방식이라 확언할 수 없습니다. 어떤 순서로 업무 프로세스가 구성되어야 최적의 프로세스로 구성되는지 판단하는 것은 여전히 쉽지 않은 일입니다.
프로세스 마이닝은 업무 수행 시간이라는 시간의 관점에서 최적의 프로세스를 파악합니다. A라는 업무 프로세스와 B라는 업무 프로세스가 똑같은 업무를 수행할 때 수행 시간의 차이를 비교하여 더 최적의 프로세스를 파악할 수 있습니다. A 와 B가 차이를 보이는 이유는 다양합니다. A 가 훨씬 많은 메뉴를 사용해야 하는 경우도 있고 A 가 서버 사용량이 많은 메뉴가 포함되어서 발생할 수도 있습니다.
프로세스 마이닝을 통해 최적의 업무 프로세스를 구성할 수 있도록 시스템을 구성한다면 전체적인 업무 프로세스 개선으로 나아갈 수 있습니다.
3. 업무 투명도 개선
시스템이 구성되었지만 어떻게 사용되는지 IT 시스템 관리자가 파악하는 것은 어려운 일입니다. 기업 내부에서는 위와 같은 형태의 업무 흐름도가 존재합니다. 하지만 위의 업무 흐름도는 실제 업무를 추상으로 표현한 흐름도입니다. 이 업무 흐름도에서 IT 시스템이 어떻게 활용되는지 확인하는 것은 불가능합니다. 또한 시스템이 복잡해질수록 관리해야 하는 시스템의 수가 증가하고 시스템 간, 업무 간 연관 관계를 파악하는 일이 지난해 집니다.
실제 시스템에서 발생하는 로그를 프로세스 마이닝을 통해 분석하여 업무 프로세스(IT 시스템을 기반으로 한) 파악이 가능합니다. 또 업무 흐름도에서 표현하지 못했던 예외 케이스의 파악이 가능해집니다.
프로세스에서 비효율은 언제나 존재하지만 이를 발견하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 데이터 시각화는 이런 문제를 발견하고 확인하는 가장 손쉬운 도구입니다. 프로디스커버리를 통해 손쉽게 프로세스 마이닝을 적용해보고 시각화를 통해 프로세스 내의 비효율을 발견하고 개선하는 것을 추천드립니다.
