실무자를 위한 프로세스 마이닝 개념 이해하기(1)
내가 프로세스 관리자라면?
업무를 지속할수록 아래와 같은 궁금증이 점점 커질 것입니다.
가장 일이 많이 몰리는 곳은?
가장 시간이 많이 소요되는 병목지점은?
가장 빈번한 프로세스 경로는?
관심있는 두작업시간의 소요시간은?
계획 모델대비 실제 발생사례의 적합도는?
프로세스의 규제준수 여부는?
하나의 프로세스 케이스에 몇명이나 관여?
자원낭비가 심한 곳은 어디?
작업자들간의 상호연관성 및 종속관계는?
프로세스에서 경로 선택확률은?
작업이 잘마무리될까?
24시간안에 끝날것인가?
추가적인 리소스가 필요한가?
재작업이 필요한가?
이런 물음에 대한 해답을 줄 수 있는 것이 바로 ‘프로세스 마이닝’입니다.
프로세스 마이닝이란?
프로세스 마이닝의 기본적인 개념은 정보시스템에 기록 되어 있는 이벤트 로그에서 지식을 추출함으로써, 사람들이 머리 속에서 추정하고 있는 프로세스가 아닌 실제 업무 프로세스를 도출하고, 모니터링하며, 개선하는 것입니다. 프로세스를 보다 효과적으로 이해하고 효율적으로 개선하기 위해서 프로세스 마이닝 도입은 필수적입니다.
‘프로세스 마이닝’ 대상 프로세스는?
조직 내외부 프로세스 중 IT 시스템으로 관리되는 모든(기본, 지원, 공급, 사용, 아웃소싱) 프로세스에 적용 가능합니다.
▶ 기업의 고객 서비스 처리 프로세스
▶ 건강보험심사평가원 심사 프로세스
▶ 병원의 진단과 치료 프로세스
▶ 정부의 장려금 지원 처리 프로세스
▶ 은행의 대출 신청 처리 프로세스
▶ 소프트웨어 개발 프로세스
▶ 인적자원 관리 프로세스
최근 트렌드를 보면, 다양한 IT 시스템에서 더 많은 이벤트 로그 정보들을 수집할 수 있게 되었고, 프로세스의 히스토리에 대한 더 자세한 정보를 제공받을 수 있어 프로세스 마이닝에 필요한 자료를 쉽게 구할 수 있게 되었습니다. 또한, 치열한 경쟁 및 급변하고 있는 기업 환경 하에서 기업의 경쟁력을 키우기 위해 비즈니스 프로세스의 개선 및 지원에 대한 요구가 지속적으로 증대하고 있습니다. 이 두 가지 요인으로 인하여 프로세스 마이닝이 도입되었고 이에 대한 관심이 증대하고 있습니다.
프로세스 데이터(이벤트 로그)의 활용
프로세스 마이닝 기법을 적용하기 위해서는 “Event log”를 추출하는 것이 필수적이지만, 많은 데이터 항목이 필요하지는 않습니다. 대부분의 업무 시스템들은 시스템 사용 이력들을 데이터베이스 혹은 파일 로그 등에 남겨놓으며, 이 중에서 추적 대상(케이스)을 결정하고 “누가(수행자)”, “언제(타임스탬프)” “무엇(액티비티명)”을 했는지 만 추출할 수 있으면 프로세스 마이닝을 바로 적용할 수 있습니다.
여기서 케이스는 고객 ID, 접수 및 구매 번호, 제조 배치 번호 등 전체 흐름에서 동일하게 발생하는 데이터 값입니다. 예를 들어, 흔히 볼 수 있는 시스템 웹로그의 경우에도 프로세스 패턴은 존재하며, 로그인한 사용자 아이디를 케이스로 정의하고, 접근한 각 페이지들을 액티비티로 하여 웹 시스템 상에서 수행되는 활동 등에 대해 프로세스 맵을 그려 볼 수 있습니다.
프로세스 분석(모델 발견)
수집된 이벤트 로그는 프로세스 마이닝 분석을 통해 프로세스 맵을 자동으로 그릴 수 있습니다.
도출된 프로세스 맵은 알파, 휴리스틱, 퍼지 등 다양한 알고리즘에 의해 추상화되어, 문제점을 찾고자 하는 프로세스 모델을 좀 더 이해하기 쉬운 형태로 변환해 줍니다.
이외에도 업무 선후행 관계를 프로세스 관점에서 도식화하여 소셜 네트워크 형태로 표시함으로써, 조직도 측면에서 업무 수행의 적정성을 평가할 수 있습니다.
프로세스 분석(적합도)
이벤트 로그로부터 도출된 프로세스 모델은 기존에 알려진 표준 프로세스와 비교할 수 있습니다.
이때, 프로세스 모델 적합도를 계산하여 표준 프로세스와 실제 프로세스를 차이를 수치화합니다.
그리고, 두 프로세스 간에 비교를 통해 실제 발생하지 않는 미사용 프로세스나 실제 프로세스에서만 발생하는 숨겨진 프로세스를 찾을 수 있습니다.
프로세스 분석(개선)
프로세스 마이닝에서 얻어진 프로세스 모델은 주어진 다양한 로그들의 프로세스 패턴을 얼마나 잘 설명할 수 있는지 앞서 설명한 프로세스 적합도를 통해 검증할 수 있습니다.
이를 통해 좀 더 나은 적합도를 얻을 수 있도록, 즉, 보다 많은 로그 이벤트의 발생 패턴을 설명할 수 있도록 프로세스 모델 개선 작업을 수행합니다.
프로세스 마이닝 활용 유형
프로세스 마이닝 분석 기법은 프로세스가 존재하는 다양한 분야에 적용될 수 있습니다.
앞서 설명한 프로세스 맵, 조직도, 업무 네트워크 분석 이외에도 이를 기반으로 한 부서별 사용자별 조직 내 성과 분석, 프로세스 내 반복작업, 병목 구간 탐지와 같은 비효율 요인 개선, 이상 프로세스 탐지 등의 규제 준수 등 감사 목적으로 활용됩니다.
마지막으로 도출된 프로세스 맵에 실제 로그 이벤트를 흘려보내는 애니메이션 기능을 통해 타임 라인 상 특정 구간의 프로세스 수행을 모니터링하는 용도로 사용할 수 있습니다.
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